Číselné řady - úvod/doporučené

V agedně Číselné řady se definuje základní šablona číselných řad, ze které pak systém automaticky vytváří číselné řady pro jednotlivé typy dokladů.

Při definování číselné řady rozlišujeme dvě úrovně - šablonu číselné řady a dokladovou číselnou řadu.

Šablona číselné řady se nepřiřazuje dokladům, ale slouží pouze jako jakýsi vzor určující výchozí formát nastavení dokladových řad. Teprve z dokladové číselné řady je odvozováno číslo, které je přiřazeno dokladu při jeho vytváření.

Pokud ve vaší firmě používáte jednoduchý systém číselných řad, kdy řady dokladů se liší jen například rozlišením typu dokladu, stačí vám v aplikaci mPOHODA správně nastavit šablonu číselné řady a o nic víc se již nemusíte starat. Aplikace za vás bude jednotlivé dokladové řady pro všechna budoucí kalendářní období generovat sama.

1. Doporučení pro rychlé nastavení

Nastavení číselných řad připravíte velice snadno. Stačí provést těchto pár kroků:

  • V agendě Číselné řady kliknutím na povel Nový záznam Nový záznam na stránce Šablony číselných řad založte novou šablonu.

  • Nová šablona číselných řad má základní nastavení a formát číselné řady předpřipraveny.

  • Číselné řady se dle typu použití rozlišují na offline a online. Tím je určeno, zda je či není možné doklady vystavovat na mobilních zařízeních i bez připojení k internetu.

    Pokud vám výchozí nastavení offline použití číselné řady nevyhovuje, přepněte šablonu do online režimu.

    Detailní rozlišení typů použití je popsáno v kapitole Použití číselné řady.

  • Pole Platnost do doporučujeme ponechat prázdné. Tím si zajistíte, že dokladové číselné řady se budou pro nadcházející roky ze šablony vytvářet automaticky při vystavení prvního dokladu v novém kalendářním období.

  • Výchozí formát šablony číselné řady v sobě nese označení roku, dokladu, uživatele, zařízení a pětimístné pořadové číslo, resp. pouze roku, dokladu a pořadového čísla v případě online použití řady.

  • Uložením takto připravené šablony číselných řad se automaticky vygenerují dokladové číselné řady pro jednotlivé typy dokladů pro aktuální kalendářní rok.

    Šablony číselných řad

    O dokladové řady pro následující roky se nemusíte starat ani v budoucích obdobích. Aplikace mPOHODA pro vás každý nový rok v případě potřeby připraví příslušné dokladové číselné řady.

2. Použití číselné řady

Typ použití číselné řady určuje, zda bude možné na mobilních zařízeních bez připojení k internetu vystavovat doklady. Tím také definuje některé prvky, které musí být obsaženy ve formátu číselné řady.

Offline použití

  • Povinnou náležitostí formátu offline číselné řady jsou proměnné uživatel a zařízení.

  • Díky tomu má každý uživatel pro každé používané zařízení vlastní číselnou řadu a je možné tak na mobilních zařízeních vystavovaným dokladům přiřazovat číslo i v případě práce bez připojení k internetu.

  • Offline číselné řady

Online použití

  • Součástí formátu online číselné řady nemusí být proměnné uživatel a zařízení, což znamená, že všichni uživatelé na všech zařízeních, včetně webového rozhraní, používají jednu společnou číselnou řadu.

  • Aby mohlo být zajištěno kontinuální číslování dokladů, nelze na mobilních zařízeních v takovém případě vystavovat doklady v režimu bez připojení k internetu. Doklady s online číselnou řadou lze vytvářet pouze v případě, že je mobilní zařízení připojeno k internetu a je dostupný server mPOHODA.

  • I v případě, kdy součástí online číselné řady jsou proměnné uživatel, resp. uživatel a zařízení, je na mobilních zařízeních povoleno vytváření dokladů pouze v režimu připojení k internetu.

Online číselné řady

3. Vlastní formát číselné řady

Jestliže vám výchozí formát šablony číselných řad nevyhovuje, můžete jej upravit dle svých potřeb.

Jak upravit formát číselné řady se dočtete v kapitole Číselné řady - nastavení vlastního formátu a další informace k dokladovým číselným řadám, číslování dokladů a přenosu číselných řad mezi mobilními zařízeními se dočtete v kapitole Číselné řady - pokročilé nastavení.

Zpět na začátek