Číselné řady - pokročilé nastavení

Formát číselné řady lze upravovat i na úrovni dokladové číslené řady.

Dokladová číselná řada je řada určená pro konkrétní typ dokladu, resp. konkrétní hotovostní pokladnu. Z formátu dokladové číselné řady je vytvářeno konkrétní číslo, které je pak přidělováno dokladu.

Potřebujete-li pro konkrétní typ dokladu nastavit číselnou řadu odlišně od výchozí šablony číselných řad, proveďte to úpravou formátu dokladové číselné řady.

1. Formát dokladové číselné řady

Založením nové dokladové číselné řady se formát dokladové řady nastaví dle definice formátu šablony číselné řady, ke které dokladová řada náleží.

  • Pro formát dokladové řady a jeho jednotlivé prvky platí stejná pravidla jako pro formát šablony číselné řady. Tzn. formát je tvořen částmi Prefix a Číslo, kdy každá může mít maximálně pět znaků, a jednotlivé proměnné formátu lze mezi nimi přesouvat.

  • Některé prvky formátu dokladové řady jsou určeny typem použití číselné řady. I zde je charakteristika jednotlivých typů použití řady shodná se šablonou číselné řady.

  • Formát řady můžete libovolně upravit (vybrat jiné proměnné, změnit pořadí prvků, nastavit jiné texty nebo jiný typ použití řady) a nastavit jej tak odlišně od výchozí šablony číselné řady. Editace formátu dokladové řady je možná pouze do doby, než je dokladová řada přiřazena konkrétnímu vytvořenému dokladu.

  • Při uložení dokladové řady se kontroluje, zda z číselné řady nemůže vzniknout číslo dokladu stejné jako z jiné již existující číselné řady. Systém vás na možnou duplicitu číselných řad upozorní a vypíše seznam řad, se kterými shoda nastává. Doporučujeme upravit formát právě vytvářené dokladové řady, abyste se vyhli duplicitnímu číslování dokladů.

    Dokladová řada pro vydané faktury s platností pro rok 2015 má formát FV[u][z][ččč]. Uživatel uloží dokladovou řadu pro vydané faktury s platností pro rok 2016 s formátem FV[ččččč]. Systém řady vyhodnotí jako duplicitní, protože pro rok 2015 i 2016 může vzniknout doklad s číslem FV01001 (2015: FV[0][1][001]; 2016: FV[01001]).

  • Obdobně systém upozorní na duplicitu variabilního symbolu pro vydané a zálohové faktury, což může způsobit problémy při automatické likvidaci faktur homebankingem.

    Formát dokladové řady je nastaven pro vydané faktury jako [rr]FV[čččč] a pro zálohové faktury jako [rr]ZF[čččč]. Pro vydanou i zálohovou fakturu pak vzniknou stejné variabilní symboly, např. 160001, 160002 atd.

Příklad číslování dokladů pro offline dokladovou řadu vydaných faktur:

Ve firmě jsou používány dvě zařízení zařízení 1 a zařízení 2 a uvažujeme situaci, že na zařízení 1 vystavuje doklady uživatel s označením 01 a na zařízení 2 uživatel s označením 02.

Vydané faktury jsou na zařízení 1 číslovány 17FV1010001, 17FV1010002, 17FV1010003 …
Vydané faktury jsou na zařízení 2 číslovány 17FV2020001, 17FV2020002, 17FV2020003 …

Příklad číslování dokladů pro online dokladovou řadu vydaných faktur (řada neobsahuje označení zařízení a uživatele):

1. faktura je vystavena na zařízení 1 a dostane číslo 17FV0001
2. faktura je vystavena na zařízení 1 a dostane číslo 17FV0002
3. faktura je vystavena na zařízení 2 a dostane číslo 17FV0003
4. faktura je vystavena na zařízení 1 a dostane číslo 17FV0004
...

Program POHODA a aplikace mPOHODA pracují nezávisle na sobě. Abyste předešli vzniku dvou různých dokladů se stejným číslem, vytvořte v aplikaci mPOHODA formát dokladové číselné řady odlišný od formátu řad používaných v programu POHODA. V případě shodných čísel dokladů by nedošlo k importu dokladu z aplikace mPOHODA do programu POHODA.

Po úpravě formátu dokladové číselné řady, proveďte na všech mobilních zařízeních, před vystavením nového dokladu, synchronizaci dat.

Platnost dokladové číselné řady

Platnost dokladové řady se musí pohybovat v rámci platnosti šablony číselné řady, ke které dokladová řada náleží. Konec platnosti dokladových řad se automaticky zkrátí, pokud dojde k ukončení platnosti, resp. zkrácení platnosti šablony číselné řady.

Není možné vytvořit pro jedno období více dokladových číselných řad pro stejný typ dokladu.

Platnost dokladové řady je automaticky nastavena na kalendářní rok. Firmy účtující v hospodářském roce musí platnost dokladové řady upravit.

Dokladovou řadu doporučujeme ponechat platnou po celé účetní období. Dokladová řada s delší platností se nenaimportuje do programu POHODA. Pokud potřebujete řadu ukončit v průběhu období, nastavte následující řadě jiný formát, aby nevznikaly duplicitní čísla dokladů.

Počáteční pořadové číslo

U dokladové řady je možné nastavit Počáteční pořadové číslo, od kterého se mají doklady v dané číselné řadě číslovat. Tuto možnost využije například v situaci, kdy přecházíte k aplikaci mPOHODA z jiného systému a chcete navázat v číslování dokladů na započatou číselnou řadu.

Změníte-li počáteční pořadové číslo, pak se toto číslo aplikuje na nový doklad pouze za podmínky, že nejsou v dané řadě vystaveny jiné doklady s vyšším pořadovým číslem.

Existují doklady s pořadovým číslem 20, 21, 22. Počáteční pořadové číslo se změní na hodnotu 17. Nový doklad bude mít přidělené pořadové číslo 23.

Existují doklady s pořadovým číslem 20, 21, 22. Počáteční pořadové číslo se změní na hodnotu 25. Nový doklad bude mít přidělené pořadové číslo 25.

Smazáním dokladu, resp. změnou čísla na dokladu, kterému bylo přiřazeno poslední číslo v řadě, dochází k ponížení příštího pořadového čísla. Následně vystavenému dokladu je tak přiřazeno původně použité číslo. Pořadové číslo se ponižuje maximálně na hodnotu uvedenou v poli Počáteční pořadové číslo.

2. Vytvoření dokladové číselné řady

Dokladovou řadu lze vytvořit několika způsoby:

  • Po uložení nové šablony číselných řad se automaticky vytvoří dokladové řady pro všechny typy dokladů pro aktuální rok, resp. pro rok nejbližší aktuálnímu roku.

    Spadá-li aktuální kalendářní rok do platnosti šablony číselné řady, pak se po jejím uložení automaticky vytvoří dokladové řady pro aktuální kalendářní rok. Pokud si dopředu připravíte šablonu číselné řady pro následující rok, vytvoří se po jejím uložení automaticky dokladové řady pro následující kalendářní rok.

  • Chcete-li vytvořit číselné řady pro všechny typy dokladů najednou, pak zvolte povel Vytvořit nové řady Vytvořit řady. Dojde tak k vygenerování dokladových číselných řad pro všechny typy dokladů a pro všechny používané hotovostní pokladny. Takto hromadně je možné vytvořit číselné řady pro budoucí kalendářní roky, případně i pro předcházející kalendářní roky.

    Hromadné vytvoření číselných řad
  • Potřebujete-li vytvořit dokladovou řadu pouze pro určitý typ dokladu, resp. určitou hotovostní pokladnu, pak na šabloně číselné řady zvolte povel Vytvořit novou řadu Vytvořit novou řadu. Tím založíte nový záznam dokladové řady, na kterém zvolíte typ dokladu a případně hotovostní pokladnu.

    Vytvoření nové číselné řady
  • Pokud pro nově založený doklad neexistuje číselná řada, vytvoří se automaticky na základě šablony číselné řady, ke které doklad dle data vystavení náleží. Stejným způsobem se vytvoří nová dokladová řada, pokud pro zvolenou hotovostní pokladnu zatím žádná neexistuje.

3. Číslování dokladů

Při vytvoření nového dokladu je záznamu přiděleno unikátní číslo. Výsledné číslo dokladu vzniká dosazením konkrétních hodnot za jednotlivé proměnné v dokladové řadě.

Pro vytvoření čísla dokladu se použije ta dokladová řada, ke které záznam datem vystavení přísluší. V případě pokladních dokladů se číslo dokladu určuje ještě podle použité hotovostní pokladny.

Pokud dojde ke změně data vystavení dokladu, resp. ke změně hotovostní pokladny, pak se změní i číslo dokladu. U vydaných a zálohových faktur dojde navíc ke změně variabilního symbolu (pokud nebyl uživatelsky upraven).

Číslo dokladu je na dokladu zobrazeno v poli Číslo.

4. Synchronizace s programem POHODA

  • Synchronizací se z aplikace mPOHODA do programu POHODA přenášejí číselné řady. Číselné řady pro import není třeba v aplikaci mPOHODA speciálně označovat pro synchronizaci.

  • Do programu POHODA se importují pouze ty číselné řady, které svou platností zasahují do účetního období, ve kterém je synchronizace dat prováděna. Při spuštění synchronizace na přelomu účetních období se importují číselné řady jak do přechodného účetního období, tak i nově vzniklé řady do běžného účetního období.

5. Přenos číselné řady z jiného zařízení

Pokud v aplikaci mPOHODA otevíráte firmu, která není synchronizována a z daného zařízení jste se nikdy do této firmy nepřihlásili, a zároveň jsou ve firmě používány offline číselné řady, resp. online číselné řady obsahující proměnnou zařízení, nabídne systém pro dané zařízení vytvoření nových číselných řad nebo přenos řad z jiného zařízení.

Při aktualizaci aplikace mPOHODA na verzi 2.8. u již synchronizovaných firem v mobilním zařízení bude číslování dokladů pokračovat v doposud používaných číselných řadách. Pokud před přechodem na verzi 2.8. provedete odinstalaci aplikace a nově nainstalujete verzi 2.8., nabídne se přenos číselných řad u všech firem, tedy i těch, které byly v předchozí verzi aplikace synchronizovány.

  • Vytvoření nových číselných řad

    • Pro dané zařízení budou vygenerovány nové číselné řady dle nastavení šablony číselných řad na webovém rozhraní.

    • Doklady vytvořené na tomto zařízení budou číslovány od jedničky.

    • V číselné řadě bude mít dané zařízení nové číslo.

  • Přenos řad z jiného zařízení

    • Číselné řady budou převzaty ze zařízení, které na stránce Správa číselných řad vyberete.

      Za názvem zařízení je v závorce zobrazeno následující číslo aktuální číselné řady pro vydané faktury. Číslo zařízení je tučně zvýrazněno.

      Správa číselných řad
    • Před dokončením přenosu číselných řad si můžete pro vybrané zařízení zobrazit stávající číselné řady kliknutím na tlačítko Zobrazit číselné řady.

    • Ujistěte se, že na původním zařízení jsou všechny záznamy úspěšně sesynchronizovány na webové rozhraní. Odinstalujte aplikaci a na novém zařízení dokončete přenos číselných řad.

      Záznam, který není synchronizován na webové rozhraní aplikace, je v hlavním seznamu označen ikonou Nesesynchronizovaný záznam.

    • Převzetí číselné řady z jiného zařízení umožní navázat v číslování dokladů na původní zařízení.

    Po odinstalaci a opětovné instalaci aplikace mPOHODA může dojít ke změně identifikátoru zařízení (např. pokud je instalace aplikace prováděna po aktualizaci operačního systému), což vyvolá nabídku přenosu číselný řad i v případě, že už jste aplikaci dříve na zařízení používali. V takovém případě doporučujeme provést převzetí číselných řad a v nabídce zařízení vybrat dané zařízení.

Zpět na začátek