Číselné řady

Agenda Číselné řady slouží k nastavení formátu číselné řady, na jehož základě jsou pak vytvářeny číselné řady pro jednotlivé typy dokladů.

Číselné řady

Při definování číselné řady rozlišujeme dvě úrovně - šablonu číselné řady a dokladovou číselnou řadu.

Zvolením nového záznamu v agendě Šablony číselných řad se zobrazí formulář pro nastavení šablony číselné řady. Šablona číselné řady se nepřiřazuje dokladům, ale slouží pouze jako jakýsi vzor určující výchozí formát nastavení dokladových řad. Teprve z dokladové číselné řady je odvozováno číslo, které je přiřazeno dokladu při jeho vytváření.

1. Šablona číselné řady

Šablona číselné řady slouží pouze jako definice pro nastavení formátu číslování pro dokladové řady.

V šabloně proto doporučujeme nastavit číselnou řadu v takovém formátu, který bude vyhovovat většině dokladových číselných řad. Drobné rozdíly ve formátu číselné řady pro různé typy dokladů je pak možné nastavit přímo na úrovni příslušné dokladové řady.

Šablony číselných řad

Firma v číselných řadách pro jednotlivé typy dokladů uvádí rok, typ dokladu a pořadové číslo. Číselné řady pro jednotlivé doklady se tedy liší pouze označením dokladu v číselné řadě.

Firma si proto vytvoří šablonu číselné řady s formátem [rr][d][čččč]. Tedy dvoumístné označení roku, jednomístné označení dokladu a čtyřmístné označení pořadového čísla. V Nastavení označení dle typu dokladu si firma zadá označení pro jednotlivé typy dokladů např. jako F pro vydanou fakturu, Z pro zálohovou fakturu, P pro prodejku a H pro hotovostní pokladní doklad.

Uložením nastavení šablony číselných řad se tak automaticky pro aktuální rok vytvoří dokladové řady pro vydanou fakturu 16F10001, zálohovou fakturu 16Z10001, prodejku 16P10001 a pokladní doklad 16H10001. Formát šablony číselné řady je nastaven tak, že vyhovuje všem dokladovým řadám, a proto firma nemusí nastavovat formát pro každou jednotlivou dokladovou řadu.

Použití číselné řady

Formát řady je ovlivněn zvoleným použitím číselné řady.

  • Offline použití

    • Povinnou náležitostí formátu offline číselné řady jsou proměnné uživatel a zařízení.

    • Díky tomu má každý uživatel pro každé používané zařízení vlastní číselnou řadu a je možné tak na mobilních zařízeních vystavovaným dokladům přiřazovat číslo i v případě práce bez připojení k internetu.

  • Online použití

    • Součástí formátu online číselné řady nemusí být proměnné uživatel a zařízení, což znamená, že všichni uživatelé na všech zařízeních, včetně webového rozhraní, používají jednu společnou číselnou řadu.

    • Aby mohlo být zajištěno kontinuální číslování dokladů, nelze na mobilních zařízeních v takovém případě vystavovat doklady v režimu bez připojení k internetu. Doklady s online číselnou řadou lze vytvářet pouze v případě, že je mobilní zařízení připojeno k internetu a je dostupný server mPOHODA.

    • I v případě, kdy součástí online číselné řady jsou proměnné uživatel, resp. uživatel a zařízení, je na mobilních zařízeních povoleno vytváření dokladů pouze v režimu připojení k internetu.

Platnost číselné řady

Platnost šablony číselné řady nemusí být omezena. Platnosti se však nesmí překrývat.

Pokud máte šablonu číselné řady nastavenu tak, že je možné ji využívat napříč účetními obdobími, stačí mít v aplikaci mPOHODA založenu pouze jednu šablonu a použití číselné řady na jednotlivých dokladech řídit určením platnosti u dokladové řady.

Formát číselné řady

Formát šablony číselné řady se nastaví zvolením povelu Upravit formát Upravit formát.

Na stránce Formát číselné řady zvolte proměnné, které mají být součástí šablony číselné řady a nastavte jejich pořadí. Více se o nastavení dočtete v kapitole Formát číselné řady.

Vlastní úprava číselných řad je možná od verze 2.0. U číselných řad převedených do této verze nelze formát řady editovat. Je nutné ukončit platnost šablony číselné řady a založit novou šablonu.

2. Formát číselné řady

Formát číselné řady je tvořen dvěmi částmi zvanými Prefix a Číslo. Obě tyto části se skládají z jednotlivých proměnných, za které se při vytváření konečného čísla dokladu dosazují konkrétní hodnoty.

Každá část formátu číselné řady může být tvořena maximálně 5 znaky.

Formát šablony číselné řady lze kdykoliv upravit. Nové nastavení se použije až pro nově vytvářené dokladové řady.


Položky formátu číselné řady lze přesouvat z části Prefix do části Číslo a naopak. Jaké proměnné a v jakém pořadí budou ve formátu číselné řady použity záleží na vás.

Formát číselné řady
Položky formátu číselné řady
Typ Popis
Rok

Ve výsledné číselné řadě je proměnná rok reprezentována aktuálním kalendářním rokem. Rok se v čísle dokladu může zobrazit buď jako dvoumístný nebo čtyřmístný prvek.

Označení

Aby nedocházelo k duplicitním číselným řadám je třeba číselné řady pro jednotlivé doklady od sebe odlišit.

Označení jednotlivých typů dokladů, resp. jednotlivých hotovostních pokladen v číselné řadě se zadává v části Nastavení označení dle typu dokladu.

Text

Položka slouží pro zadání vlastního textu, který má být obsažen v číselné řadě pro všechny doklady, bez ohledu na typ.

Pro proměnnou Text je zadána hodnota "m" pro označení dokladu vystaveného v aplikaci mPOHODA. Dokladová řada pro vydané faktury pak bude mít podobu například mFV001, dokladová řada pro zálohové faktury bude mít podobu například mZV001 apod.

Další všeobecné texty do formátu číselné řady přidáte zvolením povelu Přidat text Přidat text.

Uživatel

Tato proměnná slouží k označení uživatele, který doklad vystavil. Uživatel může být v číselné řadě reprezentován jedním nebo dvěma znaky.

Pokud má být číselná řada používána v offline režimu vystavování dokladů (tzn. bez připojení k internetu), pak je položka povinnou náležitostí číselné řady.

V online režimu vystavování dokladů (tzn. s připojením k internetu) je možné položku použít, aniž by současně musela být použita i položka Zařízení.

Zařízení

Tato proměnná slouží k označení zařízení, na kterém byl doklad vystaven. Zařízení je v číselné řadě reprezentováno vždy pouze jedním znakem.

Pokud má být číselná řada používána v offline režimu vystavování dokladů, pak je položka povinnou náležitostí číselné řady.

Prvek nelze samostatně použít. Vždy musí být použit v kombinaci s položkou Uživatel.

Pořadové číslo Je povinnou součástí každého formátu a musí být vždy umístěn jako poslední položka v části Číslo.

3. Dokladová číselná řada

Dokladová číselná řada je řada určená pro konkrétní typ dokladu, resp. konkrétní hotovostní pokladnu. Z formátu dokladové číselné řady je vytvářeno konkrétní číslo, které je pak přidělováno dokladu.

Nastavení dokladové řady

Formát dokladové číselné řady

Založením nové dokladové číselné řady se formát dokladové řady nastaví dle definice formátu šablony číselné řady, ke které dokladová řada náleží.

  • Pro formát dokladové řady a jeho jednotlivé prvky platí stejná pravidla jako pro formát obecné číselné řady. Tzn. formát je tvořen částmi Prefix a Číslo, kdy každá může mít maximálně pět znaků, a jednotlivé proměnné formátu lze mezi nimi přesouvat.

  • Formát řady můžete libovolně upravit (vybrat jiné proměnné, změnit pořadí prvků, nastavit jiné texty nebo jiný typ použití řady) a nastavit jej tak odlišně od výchozí šablony číselné řady.

  • Editace formátu dokladové řady je možná pouze do doby, než je dokladová řada přiřazena konkrétnímu vytvořenému dokladu.

  • Při uložení dokladové řady se kontroluje, zda z číselné řady nemůže vzniknout číslo dokladu stejné jako z jiné již existující číselné řady. Systém vás na možnou duplicitu číselných řad upozorní a vypíše seznam řad, se kterými shoda nastává. Doporučujeme upravit formát právě vytvářené dokladové řady, abyste se vyhli duplicitnímu číslování dokladů.

    Dokladová řada pro vydané faktury s platností pro rok 2015 má formát FV[u][z][ččč]. Uživatel uloží dokladovou řadu pro vydané faktury s platností pro rok 2016 s formátem FV[ččččč]. Systém řady vyhodnotí jako duplicitní, protože pro rok 2015 i 2016 může vzniknout doklad s číslem FV01001 (2015: FV[0][1][001]; 2016: FV[01001]).

  • Obdobně systém upozorní na duplicitu variabilního symbolu pro vydané a zálohové faktury, což může způsobit problémy při automatické likvidaci faktur homebankingem.

    Formát dokladové řady je nastaven pro vydané faktury jako [rr]FV[čččč] a pro zálohové faktury jako [rr]ZF[čččč]. Pro vydanou i zálohovou fakturu pak vzniknou stejné variabilní symboly, např. 160001, 160002 atd.

Příklad číslování dokladů pro offline dokladovou řadu vydaných faktur:

Ve firmě jsou používány dvě zařízení zařízení 1 a zařízení 2 a uvažujeme situaci, že na zařízení 1 vystavuje doklady uživatel s označením 01 a na zařízení 2 uživatel s označením 02.

Vydané faktury jsou na zařízení 1 číslovány 17FV1010001, 17FV1010002, 17FV1010003 …
Vydané faktury jsou na zařízení 2 číslovány 17FV2020001, 17FV2020002, 17FV2020003 …

Příklad číslování dokladů pro online dokladovou řadu vydaných faktur (řada neobsahuje označení zařízení a uživatele):

1. faktura je vystavena na zařízení 1 a dostane číslo 17FV0001
2. faktura je vystavena na zařízení 1 a dostane číslo 17FV0002
3. faktura je vystavena na zařízení 2 a dostane číslo 17FV0003
4. faktura je vystavena na zařízení 1 a dostane číslo 17FV0004
...

Po úpravě formátu dokladové číselné řady, proveďte na všech mobilních zařízeních, před vystavením nového dokladu, synchronizaci dat.

Platnost dokladové číselné řady

Platnost dokladové řady se musí pohybovat v rámci platnosti šablony číselné řady, ke které dokladová řada náleží. Konec platnosti dokladových řad se automaticky zkrátí, pokud dojde k ukončení platnosti, resp. zkrácení platnosti šablony číselné řady.

Platnost dokladové řady je automaticky nastavena na kalendářní rok. Firmy účtující v hospodářském roce musí platnost dokladové řady upravit.

Dokladovou řadu doporučujeme ponechat platnou po celé účetní období. Dokladová řada s delší platností se nenaimportuje do programu POHODA. Pokud potřebujete řadu ukončit v průběhu období, nastavte následující řadě jiný formát, aby nevznikaly duplicitní čísla dokladů.

Počáteční pořadové číslo

U dokladové řady je možné nastavit Počáteční pořadové číslo. Toto číslo je pak přiděleno prvnímu dokladu vytvořenému v dané dokladové řadě.

Smazáním dokladu, resp. změnou čísla na dokladu, kterému bylo přiřazeno poslední číslo v řadě, dochází k ponížení příštího pořadového čísla. Následně vystavenému dokladu je tak přiřazeno původně použité číslo. Pořadové číslo se ponižuje maximálně na hodnotu uvedenou v poli Počáteční pořadové číslo.

Vytvoření dokladové číselné řady

Dokladovou řadu lze vytvořit několika způsoby:

  • Po uložení nové šablony číselných řad se automaticky vytvoří dokladové řady pro všechny typy dokladů pro aktuální rok, resp. pro rok nejbližší aktuálnímu roku.

    Spadá-li aktuální kalendářní rok do platnosti šablony číselné řady, pak se po jejím uložení automaticky vytvoří dokladové řady pro aktuální kalendářní rok. Pokud si dopředu připravíte šablonu číselné řady pro následující rok, vytvoří se po jejím uložení automaticky dokladové řady pro následující kalendářní rok.

  • Chcete-li vytvořit číselné řady pro všechny typy dokladů najednou, pak zvolte povel Vytvořit nové řady Vytvořit řady. Dojde tak k vygenerování dokladových číselných řad pro všechny typy dokladů a pro všechny používané hotovostní pokladny. Takto hromadně je možné vytvořit číselné řady pro budoucí kalendářní roky, případně i pro předcházející kalendářní roky.

    Hromadné vytvoření číselných řad
  • Potřebujete-li vytvořit dokladovou řadu pouze pro určitý typ dokladu, resp. určitou hotovostní pokladnu, pak na šabloně číselné řady zvolte povel Vytvořit novou řadu Vytvořit novou řadu. Tím založíte nový záznam dokladové řady, na kterém zvolíte typ dokladu a případně hotovostní pokladnu.

    Vytvoření nové číselné řady
  • Pokud pro nově založený doklad neexistuje číselná řada, vytvoří se automaticky na základě šablony číselné řady, ke které doklad dle data vystavení náleží. Stejným způsobem se vytvoří nová dokladová řada, pokud pro zvolenou hotovostní pokladnu zatím žádná neexistuje.

4. Číslování dokladů

Při vytvoření nového dokladu je záznamu přiděleno unikátní číslo. Výsledné číslo dokladu vzniká dosazením konkrétních hodnot za jednotlivé proměnné v dokladové řadě.

Pro vytvoření čísla dokladu se použije ta dokladová řada, ke které záznam datem vystavení přísluší. V případě pokladních dokladů se číslo dokladu určuje ještě podle použité hotovostní pokladny.

Pokud dojde ke změně data vystavení dokladu, resp. ke změně hotovostní pokladny, pak se změní i číslo dokladu. U vydaných a zálohových faktur dojde navíc ke změně variabilního symbolu (pokud nebyl uživatelsky upraven).

Číslo dokladu je na dokladu zobrazeno v poli Číslo.

5. Synchronizace s programem POHODA

  • Synchronizací se z aplikace mPOHODA do programu POHODA přenášejí číselné řady. Číselné řady pro import není třeba v aplikaci mPOHODA speciálně označovat pro synchronizaci.

  • Do programu POHODA se importují pouze ty číselné řady, které svou platností zasahují do účetního období, ve kterém je synchronizace dat prováděna. Při spuštění synchronizace na přelomu účetních období se importují číselné řady jak do přechodného účetního období, tak i nově vzniklé řady do běžného účetního období.

6. Přenos číselné řady z jiného zařízení

Pokud v aplikaci mPOHODA otevíráte firmu, která není synchronizována a z daného zařízení jste se nikdy do této firmy nepřihlásili, a zároveň jsou ve firmě používány offline číselné řady, resp. online číselné řady obsahující proměnnou zařízení, nabídne systém pro dané zařízení vytvoření nových číselných řad nebo přenos řad z jiného zařízení.

Při aktualizaci aplikace mPOHODA na verzi 2.8. u již synchronizovaných firem v mobilním zařízení bude číslování dokladů pokračovat v doposud používaných číselných řadách. Pokud před přechodem na verzi 2.8. provedete odinstalaci aplikace a nově nainstalujete verzi 2.8., nabídne se přenos číselných řad u všech firem, tedy i těch, které byly v předchozí verzi aplikace synchronizovány.

  • Vytvoření nových číselných řad

    • Pro dané zařízení budou vygenerovány nové číselné řady dle nastavení šablony číselných řad na webovém rozhraní.

    • Doklady vytvořené na tomto zařízení budou číslovány od jedničky.

    • V číselné řadě bude mít dané zařízení nové číslo.

  • Přenos řad z jiného zařízení

    • Číselné řady budou převzaty ze zařízení, které na stránce Správa číselných řad vyberete.

      Za názvem zařízení je v závorce zobrazeno následující číslo aktuální číselné řady pro vydané faktury. Číslo zařízení je tučně zvýrazněno.

      Správa číselných řad
    • Před dokončením přenosu číselných řad si můžete pro vybrané zařízení zobrazit stávající číselné řady kliknutím na tlačítko Zobrazit číselné řady.

    • Ujistěte se, že na původním zařízení jsou všechny záznamy úspěšně sesynchronizovány na webové rozhraní. Odinstalujte aplikaci a na novém zařízení dokončete přenos číselných řad.

      Záznam, který není synchronizován na webové rozhraní aplikace, je v hlavním seznamu označen ikonou Nesesynchronizovaný záznam.

    • Převzetí číselné řady z jiného zařízení umožní navázat v číslování dokladů na původní zařízení.

    Po odinstalaci a opětovné instalaci aplikace mPOHODA může dojít ke změně identifikátoru zařízení (např. pokud je instalace aplikace prováděna po aktualizaci operačního systému), což vyvolá nabídku přenosu číselný řad i v případě, že už jste aplikaci dříve na zařízení používali. V takovém případě doporučujeme provést převzetí číselných řad a v nabídce zařízení vybrat dané zařízení.

Zpět na začátek