Zálohové faktury

Zálohová faktura slouží jako podklad, na jehož základě je dopředu vyplácena záloha na prodej zboží či poskytnutí služeb.

Zálohové faktury

1. Zálohová faktura

Zálohová faktura se vystavuje na zboží a služby, za které požadujete zaplatit před uskutečněním samotného prodeje, resp. poskytnutí služby.

  • V poli Forma úhrady se zadává forma, kterou má být za fakturu zaplaceno. Na novém dokladu se jako výchozí forma úhrady nastaví forma uvedená v agendě Nastavení dokladů v poli Forma úhrady pro faktury a objednávky.

  • Položku lze na doklad zadat přímým zápisem nebo výběrem položky z ceníku. Přímo z dokladu je také možné do ceníku přidat novou položku. Detailní informace k práci s položkou na dokladu jsou uvedeny na stránce Položky dokladu.

    Zálohové faktury nevytváří skladový pohyb, a proto je možné do dokladu vkládat skladové zásoby bez ohledu na evidenční stav a nastavení volby Vyskladňovat do minusu.

  • Bližší informace o tom, jak na doklad vložit odběratele, resp. jak aktualizovat údaje o odběrateli na dokladu, se dočtete v kapitole Práce s odběratelem na dokladu, uvedené v popisu agendy Adresář. Kromě fakturační adresy je možné na zálohové faktuře uvést také dodací adresu.

  • Vztahuje-li se na zboží nebo služby režim přenesené daňové povinnosti, nastavte u dané položky typ jednotkové ceny Bez DPH a sazbu DPH 0 %.

  • Po zaplacení zálohy odběratelem je nutné u zálohové faktury zaevidovat její úhradu. Provedení úhrady faktury je popsáno v kapitole Úhrada faktury.

  • Jakmile je záloha zaplacena může dojít k jejímu vyúčtování. Přesný postup zúčtování přijaté zálohy ve vydané faktuře je popsán v kapitole Vyúčtování zálohové faktury. To, zda bude vyúčtování provedeno v aplikaci mPOHODA nebo v programu POHODA je závislé na nastavení Vyúčtování přijaté zálohy. Výchozí nastavení je možné na zálohové faktuře změnit.

  • Popis základních funkcí pro vytvoření nového záznamu, uložení záznamu, smazání apod. jsou popsány v kapitole Obecné funkce.

  • Z programu POHODA lze do aplikace mPOHODA importovat vydané zálohové faktury typu Zálohová a Proforma. Na straně aplikace mPOHODA jsou tyto záznamy pouze pro čtení a slouží primárně k úhradě pokladním dokladem a odeslání tržby na EET.

2. Záložky

Úhrady

Úhrady faktury se zaznamenávají na záložce Úhrady.

Záložka Úhrady

Způsoby vytvoření úhrady zálohové faktury jsou popsány v kapitole Úhrada zálohové faktury.

Nad seznamem úhrad se zobrazuje zbývající částka k úhradě.

Poznámky

Poznámky slouží k uvedení doplňujících údajů souvisejících s vytvořenou zálohovou fakturou. Poznámka se synchronizací přenáší spolu se zálohovou fakturou do programu POHODA.

Poznámka zapsaná v první části se zobrazuje na tiskové sestavě Zálohová faktura. Poznámka interní je určena k zaznamenání doplňujících údajů sloužících pro vnitřní potřeby firmy.

Záložka Poznámky

Doklady

Na záložce Doklady je uveden odkaz na pokladní doklad, v případě úhrady faktury v hotovosti. Po vyúčtování přijaté zálohy je zde uveden odkaz na zúčtovací vydanou fakturu.

V záhlaví záložky se zobrazuje počet dokladů, na které má zdrojový doklad vazbu.

Záložka Doklady

Historie

Na záložce Historie je zobrazen přehled událostí týkajících se zvoleného záznamu. Tedy kdy byl záznam vytvořen, kdo jej editoval, kdy byl synchronizován.

Záložka Historie

3. Úhrada zálohové faktury

Úhradu zálohové faktury lze provést několika způsoby. Každá úhrada má vliv na celkový stav úhrady faktury, který je barevně rozlišován. Tento stav je vidět v seznamu faktur a na záložce Úhrady.

Přehled stavů úhrady faktury
Ikona Název stavu Popis
Po splatnosti Faktura po splatnosti Nezaplacená faktura, u níž už vypršel termín splatnosti.
Neuhrazeno Neuhrazená faktura Faktura, která není plně uhrazena a zároveň ještě nevypršel termín splatnosti.
Uhrazeno Uhrazená faktura Faktura byla plně uhrazena.

Najetím na ikonu indikující stav úhrady se u neuhrazené faktury zobrazí zbývající částka k úhradě.

Rozlišujeme tři typy úhrad:

  • úhradu pokladním dokladem

  • úhradu bez vazby na hradící doklad

  • dorovnávající úhradu vytvořenou synchronizací s programem POHODA

U zálohové faktury nelze zadávat částečné likvidace faktury.

Úhrada faktury provedená v agendě Pokladní doklady

Pokladní doklad s položkou likvidace zálohové faktury lze vytvořit přímo v agendě Pokladní doklady.

Přesný postup přenosu zálohové faktury na pokladní doklad je uveden v kapitole Úhrada faktury pokladním dokladem, uvedené v nápovědě pro pokladní doklady.

Odkaz na hradící pokladní doklad je uveden na záložce Úhrady v poli Číslo dokladu.

Úhrada zálohy pokladním dokladem

Tuto úhradu nelze na záložce Úhrady editovat (lze pouze uvést poznámku) ani smazat. Odstranění úhrady je nutné provést smazáním pokladního dokladu, resp. příslušné položky pokladního dokladu.

Úhrada vyvolaná ze zálohové faktury

Přímo ze zálohové faktury lze vytvořit úhradu pokladním dokladem nebo úhradu bez vazby na hradící doklad.

Oba způsoby provedení likvidace zálohové faktury lze vyvolat na záložce Úhrady nebo ze seznamu zálohových faktur.

Kliknutím na ikonu indikující stav úhrady v seznamu faktur se zobrazí dialogové okno Úhrada faktury, ve kterém zvolte požadovaný způsob provedení úhrady.

Dialogové okno Úhrada faktury
  • úhrada pokladním dokladem

    • Likvidaci zálohové faktury pokladním dokladem vyvoláte ze záložky Úhrady povelem Uhradit pokladním dokladem Uhradit pokladním dokladem.

      Úhrada pokladním dokladem
    • Na dialogovém okně Úhrada faktury zvolte povel Uhradit pokladním dokladem.

    • V obou případech se v agendě Pokladní doklady založí nový pokladní doklad, s datem platby rovno aktuálnímu dni, na který je vložena zvolená zálohová faktura. Pokladní doklad zkontrolujte a proveďte jeho uložení.

  • úhrada bez vazby na hradící doklad

    • Úhradou bez vazby na hradící doklad se u likvidované zálohové faktury vytvoří úhrada, kterou je faktura plně zlikvidována. Datum úhrady je nastaveno na aktuální den, ale je možné jej upravit. Tato úhrada nemá vazbu na jiný doklad.

    • Povelem Přidat úhradu Přidat úhradu se na záložce Úhrady vytvoří nový záznam úhrady. Před jeho uložením můžete upravit datum provedení úhrady.

      Úhrada zálohové faktury bez vazby
    • Zvolením povelu Uhradit na dialogovém okně Úhrada faktury se vytvořená úhrada zálohové faktury automaticky uloží. Datum úhrady změníte na záložce Úhrady.

    • Úhradu bez vazby na hradící doklad lze smazat na záložce Úhrady prostřednictvím povelu Odstranit.

    • Přidání úhrady, její odstranění, změna data úhrady i další úpravy prováděné na záložce Úhrady je třeba potvrdit kliknutím na tlačítko Uložit.

    • Úhrada bez vazby na hradící doklad se zadává v případě, kdy je zálohová faktura uhrazena jiným způsobem, než pokladním dokladem (například převodem na bankovní účet).

Přenos zbývající částky k úhradě z programu POHODA

Pokud byla synchronizovaná zálohová faktura v programu POHODA uhrazena (plně nebo částečně), pak se tato informace přenese další synchronizací zpět do aplikace mPOHODA.

Je-li zálohová faktura v aplikaci mPOHODA evidována stále jako neuhrazená, vytvoří se v aplikaci mPOHODA u faktury úhrada dorovnávající stav na částku k úhradě evidovanou v programu POHODA.

Budou-li v programu POHODA prováděny částečné úhrady zálohové faktury, dorovnávající úhrada se v aplikaci mPOHODA vytvoří až po plné úhradě zálohové faktury.

V aplikaci mPOHODA byla vystavena faktura znějící na částku 5 000,-. Uživatel provedl synchronizaci a následně v programu POHODA zaevidoval úhradu ve výši 5 000,- převodem na účet. Při příští synchronizaci systém do aplikace mPOHODA odešle informaci, že u faktury je evidována zbývající částka k likvidaci ve výši 0,-. Jelikož v aplikaci mPOHODA je hodnota k úhradě rovna 5 000,-, vytvoří systém dorovnávající úhradu ve výši 5 000,-. V obou systémech pak bude faktura plně uhrazena.

Synchronizace likvidace zálohové faktury

4. Vyúčtování zálohové faktury

Po zaevidování úhrady zálohové faktury se provádí vyúčtování zálohy vydanou fakturou. To, zda bude vyúčtování provedeno v aplikaci mPOHODA nebo v programu POHODA je závislé na nastavení Vyúčtování přijaté zálohy.

Nelze provádět částečné odpočty zálohové faktury.

Způsob vyúčtování zálohové faktury

Vyúčtování přijaté zálohy je třeba provést buď přímo v aplikaci mPOHODA nebo až v programu POHODA.

Vámi nejčastěji používaný způsob vyúčtování si můžete nastavit jako výchozí v agendě Nastavení dokladů. Tato informace se přenáší na vystavenou zálohovou fakturu a na jejím základě je pak povoleno nebo zakázáno provedení vyúčtování zálohy v aplikaci mPOHODA.

V případě, že je k zálohové faktuře vystavován daňový doklad za přijatou platbu, proveďte jeho vystavení a následně i vyúčtování zálohy v programu POHODA.

  • vyúčtování zálohy v aplikaci mPOHODA

    • Je-li povoleno provedení vyúčtování zálohy v aplikaci mPOHODA, pak lze dle níže uvedených postupů provést odpočet zálohové faktury ve vydané faktuře.

    • Přímo na zálohové faktuře je možné povelem Vyúčtování zálohy v programu POHODA Vyúčtování zálohy chci provést v programu POHODA tento způsob vyúčtování změnit na vyúčtování provedené v programu POHODA.

    • Změna způsobu vyúčtování je možná pouze v případě, že zálohová faktura nebyla ještě v aplikaci mPOHODA vyúčtována.

  • vyúčtování zálohy v programu POHODA

    • Pokud je u zálohové faktury nastaveno Vyúčtování zálohy se provede v programu POHODA Vyúčtování zálohy se provede v programu POHODA, pak nelze v aplikaci mPOHODA k zálohové faktuře vytvořit zúčtovací vydanou fakturu. Vyúčtování zálohové faktury je třeba provést v programu POHODA.

Vyúčtování zálohové faktury vyvolané ze zálohové faktury

  • Zvolením povelu Vytvořit vydanou fakturu s odpočtem zálohy vyvoláte pokyn k uplatnění přijaté zálohy ve vydané faktuře.

  • Povel je dostupný na detailu zálohové faktury (ikona Vytvořit vydanou fakturu s odpočtem zálohy ) nebo v seznamu zálohových faktur (ikona Vytvořit vydanou fakturu s odpočtem zálohy).

  • Do nové vydané faktury se vloží položky uvedené na zálohové faktuře a zároveň se vytvoří položka Uhrazená záloha v částce odpovídající přijaté záloze.

    Položku Uhrazená záloha nelze editovat a mazat. Pro její odstranění je nutné smazat celou vydanou fakturu.

  • Zúčtovací vydanou fakturu zkontrolujte a uložte.

  • Provedením odpočtu se na vydanou fakturu automaticky vloží forma úhrady Zálohová faktura.

  • Zálohová faktura je se zúčtovací vydanou fakturou provázána přes záložku Doklady.

  • Po provedení vyúčtování zálohy nelze upravovat ani mazat úhrady zálohové faktury.

  • Synchronizací vydané faktury s programem POHODA dojde k provedení odpočtu zálohové faktury také na straně programu POHODA.

Vyúčtování zálohové faktury provedené v agendě Vydané faktury

Odpočet zálohové faktury lze vyvolat také v agendě Vydané faktury. Postup provedení vyúčtování ve vydané faktuře je uveden na stránce Vydané faktury.

5. Synchronizace s programem POHODA

Základní popis synchronizace

  • Zálohové faktury se synchronizují pouze směrem z aplikace mPOHODA do programu POHODA.

  • Pro import do programu POHODA jsou vždy zahrnuty všechny dosud nesynchronizované zálohové faktury. Není třeba je v aplikaci mPOHODA speciálně označovat pro synchronizaci.

Vlastnosti synchronizace importovaných do programu POHODA

  • Číslo účtu se přenese pouze v případě, že bude shodné s jedním ze zavedených čísel účtu v programu POHODA. Pokud je na faktuře použitý účet, který není zaveden v programu POHODA a zároveň není nastaven výchozí účet, nedojde k přenosu faktury.

  • Číslo zakázky bude přeneseno a navázáno pouze v případě, že je zakázka v programu POHODA již zavedena.

  • Naimportováním vydané faktury obsahující odpočet zálohy z aplikace mPOHODA do programu POHODA dojde k provázání faktury s danou zálohovou fakturu. Vydaná faktura tak kromě skladových či textových položek obsahuje i položku Uhrazená záloha a dochází tím k plnému uplatnění zálohové faktury.

  • Z programu POHODA se do aplikace mPOHODA posílá pro již přenesené záznamy zálohových faktur informace o zbývající částce k likvidaci. Dojde-li k úhradě zálohové faktury v programu POHODA, pak se tato informace přenese další synchronizací zpět do aplikace mPOHODA a na jejím základě se u zálohové faktury vytvoří úhrada dorovnávající stav na částku k úhradě evidovanou v programu POHODA.

  • V programu POHODA se naimportované zálohové faktuře přiřadí předkontace Nevím. Členění DPH se neuvádí.

  • Další podrobnosti o náležitostech naimportované zálohové faktury se dozvíte v nápovědě programu POHODA.

Položky importovaného dokladu v programu POHODA

  • Položky zálohové faktury, které byly do ceníku aplikace mPOHODA importovány z programu POHODA se importují s vazbou na sklad. Ostatní položky se importují jako textové.

Vlastnosti synchronizace faktur exportovaných z programu POHODA do aplikace mPOHODA

  • K synchronizaci lze v programu POHODA označit pouze záznam typu Zálohová a Proforma vystavený v tuzemské měně.

  • Zálohové faktury exportované z programu POHODA do aplikace mPOHODA nelze v aplikaci upravovat - jsou pouze pro čtení.

Faktury určené k synchronizaci doporučujeme vytvářet položkově, zejména pokud je na dokladu aplikován výpočet DPH přes koeficient.

Pro faktury určené k synchronizaci doporučujeme dodržovat jednotná pravidla - úhradu synchornizovaných faktur a následné zaevidování tržby na EET provádějte buď pouze v programu POHODA nebo pouze v aplikaci mPOHODA. V případě, že fakturu budete synchronizovat do aplikace mPOHODA za účelem její úhrady a odeslání tržby na EET, změňte před exportem dat na fakturách stav EET z K odeslání na Neodesílat. Tržba vzniklá na základě úhrady této faktury pokladním dokladem bude odeslána na EET z aplikace mPOHODA. Úpravou stavu EET v programu POHODA předejde nechtěnému odeslání tržby na EET přímo z agendy faktur, a tedy duplicitnímu zaevidování tržby.

Vlastnosti synchronizace importovaných i exportovaných faktur

  • Změny na synchronizovaných, importovaných i exportovaných, zálohových fakturách je třeba provádět v programu POHODA. Provedením synchronizace dat pak dojde k aktualizaci údajů i na straně aplikace mPOHODA.

  • Zrušíte-li na straně programu POHODA příznak Synchronizace s mPOHODA nebo zálohovou fakturu odstraníte, dojde při následné synchronizaci dat k jejímu odstranění i v aplikaci mPOHODA, a to včetně navázaného pokladního dokladu, který již byl importován do programu POHODA.

Zpět na začátek