Šablony

Šablona je vzorový dokument, na jehož základě se vytvářejí vydané faktury určené konečným odběratelům.

Šablony

1. Šablona

Prodáváte-li opakovaně stejné zboží nebo služby, a nebo si pravidelně fakturujete se stejnými odběrateli, pak je vhodné si pro takové případy vytvořit šablonu. Díky šabloně je celý obchodní případ dopředu připraven a jedním kliknutím se údaje ze šablony přenesou do vydané faktury, kterou jen zkontrolujete, uložíte a fakturu předáte svému zákazníkovi.

Šablony faktur lze vytvářet a upravovat pouze ve webovém rozhraní aplikace. Na mobilním klientovi je záznam jenom ke čtení. Vydanou fakturu ze šablony vytvoříte na všech platformách aplikace.

  • Na šabloně se neuvádí datum vystavení. Vydané faktuře se automaticky nastaví datum vystavení na den, kdy byla faktura ze šablony vytvořena. U faktury plátce DPH je tento datum použit i pro datum zdanitelného plnění.

  • V poli Splatnost se uvádí počet dní splatnosti faktury. Při vytvoření konečné faktury ze šablony se zadaný počet dní přičte k datu vystavení faktury a výsledné datum se na faktuře zapíše do pole Datum splatnosti. Na nové šabloně se jako výchozí splatnost nastaví splatnost uvedená v agendě Nastavení dokladů v sekci Platby.

  • V poli Forma úhrady se zadává forma, kterou má být za fakturu zaplaceno. Na nové šabloně se jako výchozí forma úhrady nastaví forma uvedená v agendě Nastavení dokladů v poli Forma úhrady pro faktury a objednávky.

    Dle formy úhrady se pak provádí zaokrouhlení celkové částky šablony, resp. později pak i vydané faktury, kdy záznam s hotovostní formou úhrady se zaokrouhluje matematicky na celé koruny, s bezhotovostní formou úhrady nebo typu cizí měna zůstává nezaokrouhlen. Částka DPH se v obou případech nezaokrouhluje.

  • Položku lze na šablonu zadat přímým zápisem nebo výběrem položky z ceníku. Přímo ze šablony je také možné do ceníku přidat novou položku. Detailní informace k práci s položkou na šabloně jsou uvedeny na stránce Položky dokladu.

    Šablona neprovádí vyskladnění zásob ze skladu, a tak je možné na ní uvést zásobu v jakémkoliv množství. Teprve při vytváření vydané faktury se v závislosti na nastavení volby Vyskladňovat do minusu provádí ověření stavu zásoby.

  • Šabloně je možné přiřadit jednoho a více odběratelů. Bližší popis, jak na šablonu vložit odběratele je uveden v popisu záložky Odběratelé.

  • Vytvoření šablony v cizí měně a nastavení kurzu pro fakturaci je popsáno v kapitole Cizí měna.

  • Nastavení režimu přenesené daňové povinnosti na šablonu funguje stejně jako u faktury, čemuž je věnována v kapitola Přenesená daňová povinnost.

  • Kapitola Vytvoření vydané faktury ze šablony popisuje vytvoření konečné faktury na základě vzorové šablony.

2. Záložky

Odběratelé

Na záložce Odběratelé se uvádí seznam odběratelů, pro které budou vytvořeny vydané faktury z dané šablony.

Záložka Odběratelé

Zvolením povelu Přidat odběratele Přidat odběratele se zobrazí seznam všech odběratelů evidovaných v agendě Adresář. Označením odběratele a zvolením povelu Přenést Přenést dojde k vložení vybraného odběratele na šablonu. Tímto způsobem je možné na šablonu vložit i více odběratelů.

Přenos odběratele z adresáře do dokladu

Kliknutím na ikonu Přidat položku z ceníku zobrazenou za názvem firmy odběratele se na nové záložce prohlížeče zobrazí detailní informace o odběrateli.

Po vložení adresy na šablonu vyberte na záložce Odběratelé dodací adresu a v poli E-mail zkontrolujte zadaný kontakt. E-mailovou adresu můžete přímo na šabloně upravit. Tato adresa se vloží na konečnou fakturu a budou na ni při odesílání e-mailem zasílány všechny dokumenty.

Povel Přidat odběratele se kromě záložky Odběratelé nachází i ve formuláři šablony.

3. Cizí měna

Měna šablony je určena hodnotou uvedenou v poli Měna. Měna CZK slouží pro vytvoření tuzemského dokladu.

S cizí měnou na šabloně se pracuje obdobně jako na vydané faktuře. Kompletní popis práce s cizí měnou v aplikaci mPOHODA je uveden v samostatné kapitole Cizí měna.

Šablona v cizí měně se od faktury v cizí měně liší ve dvou funkcích:

  • volba typu kurzu

    Na detailu šablony v sekci Podrobnosti se nachází přepínač Typ kurzu měny. Nastavením denního kurzu určíte, že se na vydanou fakturu vytvářenou z dané šablony načte denní kurz k datu vystavení, resp. datu zdanitelného plnění faktury. V případě pevného kurzu se na konečnou fakturu vloží kurz uvedený na šabloně v poli Kurz měny.

  • načítání denního kurzu na šablonu

    Je-li na šabloně nastaveno používání denního kurzu, pak se s každým otevřením detailu šablony načte z kurzového lístku aktuální kurz. Díky tomu plátci DPH vidí v rekapitulaci DPH aktuální hodnotu, jakou by měla faktura vytvářená v daném okamžiku.

4. Vytvoření vydané faktury ze šablony

Jakmile nastane situace, pro kterou máte připravenu šablonu, stačí jen jedno kliknutí a vydaná faktura je připravena k předání odběrateli.

  • Zvolením povelu Vytvořit vydanou fakturu vyvoláte pokyn k vygenerování vydaných faktur ze šablony.

    Povel je dostupný na detailu šablony (ikona Vytvořit vydanou fakturu ) nebo v hlavním seznamu šablon (ikona Vytvořit vydanou fakturu).

  • Pro každého odběratele uvedeného na šabloně se generuje samostatná vydaná faktura. V případě, že odběratel není na šabloně uveden, lze jej doplnit až na konečné faktuře.

  • Do nové faktury se vkládají položky uvedené na šabloně.

    Před vytvořením faktur se nejprve zkontroluje nastavení volby Vyskladňovat do minusu a v případě, že vyskladnění do minusu není povoleno, se provede ověření stavu zásoby pro všechny vytvářené faktury.

    Pokud se ze šablony vytváří pouze jedna vydaná faktura a nějaké zásoby není pro vyskladnění dostatečné množství, nabídne aplikace mPOHODA možnost částečného vyskladnění v množství, které je aktuálně k dispozici.

    V případě, že má být ze šablony hromadně vytvořeno více faktur a nějaká zásoba uvedená na šabloně není naskladněna v dostatečném množství, které pokryje celkové fakturované množství za všechny faktury, nedojde k vygenerování žádné faktury. Je třeba nejprve provést naskladnění zásob v programu POHODA, nový stav synchronizovat do aplikace mPOHODA a následně celý postup vytvoření faktur ze šablony zopakovat.

  • Vytvořené vydané faktury zkontrolujte a následně je můžete vytisknout či odeslat e-mailem svému odběrateli.

5. Synchronizace s programem POHODA

Šablony vytvořené v aplikaci mPOHODA se nesynchronizují s programem POHODA. Stejně tak nelze do aplikace přenést šablony evidované v programu POHODA.

Zpět na začátek