Adresář

Agenda Adresář slouží k evidenci obchodních partnerů.
Kromě základní adresy a kontaktu na firmu, lze v adresáři zapisovat také jednotlivé dodací adresy odběratele.

Adresář

Popis základních funkcí pro vytvoření nového záznamu, uložení záznamu, smazání apod. jsou popsány v kapitole Obecné funkce.

1. Základní adresa

Formulář adresního záznamu slouží k zadání hlavní (fakturační) adresy obchodního partnera, včetně základních kontaktních údajů na firmu.

Pro rychlé vyplnění adresních údajů zadejte IČ odběratele a spusťte vyhledání v systému ARES.

Vyhledávání v systému ARES

Dle zadaného PSČ se automaticky doplní hodnota v poli Obec. Respektive zapsáním obce se doplní příslušné PSČ. Systém v závislosti na zvolené zemi nabízí seznam českých a slovenských PSČ a obcí.

Vyhledávání dle PSČ nebo obce

Pole Číslo slouží k zaznamenání zákaznického čísla. Údaj musí být pro každého odběratele unikátní.

V poli Splatnost se zadává počet dní splatnosti vydaných a zálohových faktur, které máte se svým odběratelem domluveny. Vložením odběratele na doklad se k datu vystavení faktury přičte počet dní uvedených u odběratele v adresáři a výsledný datum se zapíše do pole Datum splatnosti.

Počet dní splatnosti je omezen na 0 - 2000 dnů.

Editujete-li datum vystavení na již uložené faktuře, na které je uveden odlišný počet dní splatnosti od adresáře, zachovává se tento počet dní i pro aktualizaci data splatnosti.

V poli Prodejní cena se uvádí cenová hladina, ve které jsou zboží a služby prodávány odběrateli. Tento údaj se přenáší synchronizací z programu POHODA. Výchozí cena odběratele se při prodeji automaticky nastaví na doklad. Další informace o prodejních cenách se dočtete v kapitole Prodejní ceny.

Výchozí prodejní cena odběratele

Máte-li s vaším odběratelem domluvenou určitnou formu úhrady, zadejte ji v poli Forma úhrady. Vložením odběratele na doklad se pak automaticky nastaví i odběrateli přiřazená forma úhrady.

Výchozí forma úhrady odběratele se nastaví na fakturu (vydanou a zálohovou) nebo prodejku v závislosti na tom, zda lze danou formu úhrady pro zvolený typ dokladu použít.

V polích Středisko a Činnost můžete odběrateli přiřadit nákladové středisko a druh činnosti, které se váží k obdchodním případům spojeným s daným odběratelem.

Pole pro výběr střediska a činnosti jsou viditelná pouze, pokud byly střediska, resp. činnosti do firmy importovány z programu POHODA.

2. Dodací adresa

K základní adrese je možné připojit neomezené množství dodacích adres. Zápis nových a úprava stávajících dodacích adres se provádí na záložce Dodací adresy.

Seznam dodacích adres odběratele

Více o evidenci dodacích adres je uvedeno v popisu záložky Dodací adresy.

3. Záložky

Poznámky

Poznámky slouží k uvedení doplňujících údajů týkajících se odběratele.

Záložka Poznámky

Dodací adresy

Na záložce se uvádějí dodací adresy spojené s vybraným odběratelem. Tyto dodací adresy se pak nabízejí pro vložení na vystavované doklady.

Záložka Dodací adresy
  • Zvolením povelu Přidat adresu Přidat adresu se zobrazí formulář pro zadání nové dodací adresy.

    Formulář pro zapsání nové dodací adresy
  • Minimálně je nutné uvést název firmy nebo jméno.

  • Dodací adresu uložíte stisknutím tlačítka Uložit.

  • Volitelně lze dodací adresu označit jako výchozí.

    • Výchozí dodací adresa je v seznamu dodacích adres označena tučně.

    • Po vybrání odběratele je pak tato výchozí dodací adresa automaticky na dokladu přednastavena.

    • Pokud nemáte zájem o automatické nastavení výchozí dodací adresy na dokladu, pak žádnou adresu příznakem Výchozí dodací adresa neoznačujte. V takovém případě bude volba dodací adresy na dokladu ponechána na vašem vlastním výběru.

  • Kliknutím na název firmy u již uložené dodací adresy se zobrazí formulář s informacemi o dodací adrese. Tyto údaje můžete dle potřeby upravit.

Doklady

Záložka obsahuje seznam dokladů vystavených na vybraného odběratele.

Záložka Doklady
  • V záhlaví záložky se zobrazuje celkový počet vystavených dokladů.

  • Na záložce je možné vyhledávat dle typu dokladu.

  • Kliknutím na číslo dokladu se otevře detail příslušného dokladu.

Historie

Na záložce Historie je zobrazen přehled událostí týkajících se zvoleného záznamu. Tedy kdy byl záznam vytvořen, kdo jej editoval, kdy byl synchronizován.

Záložka Historie

4. Práce s odběratelem na dokladu

Odběratel se na dokladech uvádí v poli Odběratel. U vydané a zálohové faktury je možné navíc zadat i dodací adresu.

Vložení odběratele na doklad

Odběratele lze pro vložení na doklad vyhledat dvěma způsoby:

  • výběrem z našeptávače

    V seznamu pole Odběratel se nabízí pět odběratelů, kterým je nejčastěji fakturováno. Zapsáním názvu firmy, resp. jména odběratele dochází k automatickému vyhledávání odběratele v adresáři.

    Nabídka v našeptávači odpovídá seznamu TOP odběratelů uvedených na informační ploše. Pokud ještě není vytvořen žádný doklad, nabízí se v našeptávači prvních 5 odběratelů z adresáře.

    Vyhledávání odběratele přes našeptávač
  • výběrem ze seznamu odběratelů

    Zvolením povelu Přenést odběratele Přenést odběratele se zobrazí seznam všech odběratelů evidovaných v agendě Adresář. Označením odběratele a zvolením povelu Přenést Přenést dojde k vložení vybraného odběratele na doklad.

    Přenos odběratele z adresáře do dokladu

    Kliknutím na ikonu Přidat položku z ceníku zobrazenou za názvem firmy odběratele se na nové záložce prohlížeče zobrazí detailní informace o odběrateli.

Výběr dodací adresy na dokladu

Vložením odběratele na doklad se v části Dodací adresa zobrazují všechny dodací adresy evidované u zvoleného obchodního partnera.

Výběr dodací adresy na dokladu
  • Pokud je nějaká adresa označena jako výchozí, pak se vložením odběratele na doklad automaticky přednastaví.

  • Nejsou-li u obchodního partnera evidovány žádné dodací adresy, resp. žádná výchozí dodací adresa, pak se po vložení odběratele na doklad nastaví hodnota "(shodná s fakturační)". Výběr dodací adresy pak závisí na vaší volbě.

    Tuto hodnotu použijte také v případě, kdy sice jsou evidovány dodací adresy, ale pro daný obchodní případ nechcete žádnou dodací adresu uvádět.

Aktualizace odběratele

Pokud se změnily adresní údaje odběratele, zaktualizujete je na již uloženém dokladu kliknutím na ikonu Aktualizace odběratele uvedenou za polem Odběratel.

Přidání nového odběratele

Nového odběratele na aktuálně vytvářený doklad zadáte prostřednictvím povelu Přidat nového odběratele, který se nachází v seznamu pole Odběratel.

Přidání nového odběratele do adresáře z dokladu

Po zapsání adresních údajů, případně i dodací adresy, se informace o novém odběrateli uloží do adresáře a zároveň se vloží na právě editovaný doklad.

Vytvoření vydané faktury z adresáře

Pokud jste si právě vyhledali požadovaného odběratele v agendě Adresář, můžete mu snadno vystavit vydanou fakturu přímo z adresáře.

Zvolením povelu Přidat do nové faktury Přidat do nové faktury se založí nová vydaná faktura, na které bude uveden vybraný odběratel.

5. Synchronizace s programem POHODA

Základní popis synchronizace

  • Synchronizace adresáře s programem POHODA je obousměrná.
    Tzn. nová adresa vytvořená v aplikaci mPOHODA se přenese do programu POHODA a naopak adresa označená v programu POHODA příznakem Synchronizace s mPOHODA se přenese do aplikace mPOHODA.

  • Spolu s hlavní adresou se přenášejí také dodací adresy a poznámky.

  • Nelze synchronizovat kontaktní osoby.

  • Postup, jak v programu POHODA označit adresní záznam k synchronizaci a jak synchronizaci spustit je uveden v kapitole Provedení synchronizace.

Vlastnosti synchronizace

  • Adresa importovaná z aplikace mPOHODA do programu POHODA je automaticky označena příznakem synchronizace.

  • Dojde-li k úpravě adresy v obou systémech, mají při synchronizaci přednost změny provedené na straně programu POHODA.

  • Zrušíte-li v programu POHODA příznak synchronizace s aplikací mPOHODA nebo záznam odstraníte, dojde při následné synchronizaci dat k odstranění adresy i v aplikaci mPOHODA. Pokud adresu odstraníte v aplikaci mPOHODA a v programu POHODA ji ponecháte s příznakem pro synchronizaci dat, načte se adresa při dalším přenosu dat zpět do aplikace mPOHODA.

  • Z programu POHODA se přenáší i údaj o prodejní ceně přiřazené odběrateli. V agendě Adresář jej najdete v poli Prodejní cena.

  • Obdobně se v polích Forma úhrady, Středisko a Činnost zobrazuje odběrateli nastavená forma úhrady, nákladové středisko a druh činnosti.

  • Přidáním příznaku Omezení zpracování (v rámci GDPR) adrese v programu POHODA dojde synchronizací dat k odstranění záznamu v aplikaci mPOHODA. Odstraněním příznaku bude adresa na straně aplikace mPOHODA opět obnovena.

Zpět na začátek